Modul „KI-Angebotsverfolgung im ERP":
Automatisierte Nachfassprozesse im Vertrieb

Das Modul „KI-Angebotsverfolgung" automatisiert die komplette Nachfasslogik im Vertrieb der BAUMANN WWS-/ERP-Systeme. Nach der Angebotserstellung werden Angebotsnachfragen zeitgesteuert per E-Mail versendet, dokumentiert und kontextabhängig gesteuert.

Annahmen, Absagen oder ausbleibende Rückmeldungen führen automatisch zum Abschluss des Vorgangs. Vertriebssachbearbeiter bleiben informiert, während Routineaufgaben entfallen und Angebotslisten stets aktuell bleiben.

Ein Vertriebsmitarbeiter erstellt ein Angebot und hinterlegt drei Angebotsnachfragen im Abstand von jeweils sieben Tagen. Nach dem Angebotsversand übernimmt das ERP-System automatisch die weitere Kommunikation. Die erste Nachfrage wird planmäßig versendet, ohne dass der Mitarbeiter tätig werden muss. Der Kunde reagiert nicht, sodass auch die zweite und dritte Nachfrage automatisiert erfolgen.

Währenddessen erhält der Sachbearbeiter zu jedem Schritt eine Information per E-Mail. Da nach der letzten Nachfrage keine Rückmeldung eingeht, markiert das System das Angebot automatisch als erledigt. Die gesamte Kommunikation ist im Adressenstamm dokumentiert – der Vorgang ist abgeschlossen, ohne manuelle Nacharbeit.

Das Modul „KI-Angebotsverfolgung“ für das ERP-System der BAUMANN Software GmbH adressiert einen klassischen Effizienzverlust im Vertrieb: manuelle Angebotsnachverfolgung mit hohem Zeitaufwand und inkonsistenter Durchführung.

Durch die vollständige Automatisierung der Angebotsnachfragen werden wiederkehrende Sachbearbeitungstätigkeiten eliminiert. Jeder Angebotsvorgang wird systematisch, lückenlos und zeitgesteuert nachverfolgt – unabhängig von Auslastung, Urlaub oder personellen Engpässen.

Unternehmen profitieren mehrfach:

• Reduzierter Zeitaufwand pro Angebot
• Höhere Nachfassquote ohne zusätzlichen Personaleinsatz
• Aktuelle Angebotslisten ohne manuelle Pflege
• Transparenz durch automatische Dokumentation und Benachrichtigung

Das Ergebnis sind geringere Prozesskosten im Vertrieb bei gleichzeitig höherer Abschlusswahrscheinlichkeit – ein unmittelbarer, messbarer ROI durch ERP-gestützte KI-Automatisierung.